Videoconferencias en las empresas y el fenómeno del todo o nada

La videoconferencia es una tecnología curiosa en varios aspectos. Hoy en día es la única herramienta de flujo de trabajo efectiva, pero todavía opcional para muchas organizaciones. La mayoría de la gente piensa que es aceptable no encender la cámara web durante una reunión. No es que sea ilógico, pero sí algo peculiar. Al fin y al cabo, si alguien decidiera no utilizar el correo electrónico o el teléfono, seguramente no duraría en su trabajo en la mayoría de las empresas modernas.

Otro aspecto interesante sobre las tecnologías de videocolaboración es que la mayoría de las organizaciones son opuestas respecto a su uso: o las utilizan mucho o apenas las emplean. No parece haber un punto medio.

Instalar esta tecnología puede causar cierta angustia a los departamentos informáticos. Es poco probable que quieran invertir en una tecnología que los usuarios no están listos para utilizar, pero a la vez si no invierten lo suficiente para ofrecer una buena experiencia, saben que se convertirá en un cacharro más dentro de la oficina.

La verdad es que las soluciones de videoconferencia casi siempre causan extrema emoción en un inicio, seguidas de desilusión y rechazo, hasta que todo el ciclo comienza de nuevo con otra solución intuitiva.

En mi experiencia personal con muchas organizaciones, que lo intentaron una y otra vez por más de 10 años antes de conseguir insertar las videoconferencias en la cultura de la compañía. Creo que esta es una de las principales razones para que la penetración de esta tecnología en las salas de reuniones sea inferior al 3 por ciento.

En este caso lo más importante es darles a los usuarios lo que realmente quieren

Flujo de trabajo

Que los trabajadores buscan una solución sencilla es algo que ha notado Logitech a través de su experiencia; y las características principales que necesitan de una videollamada es que se adapte al flujo de trabajo y a las aplicaciones con las que están familiarizados. Por ejemplo, si una organización trabaja con Microsoft, la solución de Skype for Business puede ser la más evidente; o si prefieren Google, quizá sea Hangouts la que mejor se adapte. Y así hay muchas otras buenas opciones como BlueJeans, Zoom., entre otras, que son fáciles de utilizar y se pueden integrar bien en cualquier organización.

Un grupo de apoyo

Si la única oportunidad para que los usuarios utilicen esta tecnología es en una reunión muy importante con los directivos, quién puede culparlos si no desean encender el video. Es mucho más efectivo alentar reuniones casuales entre amigos y colegas para incentivar la adopción de estas soluciones. Logitech GROUP es una buena opción porque se diseñó para reuniones con 14 personas en una sala; sus micrófonos de expansión permiten la colaboración de hasta 20 personas; y su alta definición y sonido nítido facilitan que interactúen grupos de diferentes lugares. Motivar a los trabajadores a que se conozcan y platiquen es una gran manera de hacerlos sentir más cómodos.

Experiencias similares sin importar que la utilicen en su escritorio o en la sala de reunión

Para muchas personas puede ser una pesadilla ir a una sala de reunión y participar en una videoconferencia con un aparato que casi nunca utilizan. Muchos no están preparados para intentarlo. El miedo a la humillación pública es real y muy pocos están dispuestos a ponerse en esa situación. Al ofrecer la misma experiencia entre el escritorio y la sala de reunión, o al menos similar, se reduce el riesgo y el estigma asociado. Los usuarios tienen más posibilidades de utilizar la tecnología con la que se sientan cómodos.

No creas en la charlatanería

Muchos proveedores de tecnología jurarán que su aparato es el más sencillo de utilizar y que es intuitivo para cualquier usuario inteligente. La experiencia ha demostrado una y otra vez que lo intuitivo no existe porque su definición varía entre las poblaciones. Si preguntamos qué tan intuitivo es Snapchat a alguien de la generación de los baby boomer, obtendremos una respuesta muy diferente a la de los millennials. Y aunque siempre hay que atravesar una curva de aprendizaje con algo desconocido, es cierto que hay aparatos más accesibles que otros, como por ejemplo el sistema Logitech GROUP, que se utiliza como un celular y sólo requiere conectarse a la laptop con un USB.

Conclusiones

Las personas que se sienten a gusto con la tecnología, que saben cómo utilizarla y que tienen la suficiente experiencia para saber lo ventajoso de ver a los demás, son más propensas a sentirse atraídas por las nuevas soluciones tecnológicas de videollamada. Una vez que algunos precursores se inclinen por el video, el resto de la organización los seguirá con rapidez. Por otro lado, si sólo se vende el video como un producto técnico y se ignoran los factores humanos, se tiene una receta para el fracaso hasta que decidan probar con otro experimento. Esa es la razón por la que cuando se trata de videollamadas es todo o nada.