La transformación digital debe ser parte del DNA

Por: José Rivero, Country Manager, Infor México

La transformación digital está en boca de todos, sobre todo en el sector tecnológico de nuestra actualidad; pero el significado e impacto exacto que tendrá en los negocios tomará tiempo para desarrollarse. CIO define la transformación digital como “la aceleración de las actividades comerciales, los procesos, competencias y modelos para el aprovechamiento total de los cambios en las oportunidades de la tecnología digital y su impacto en forma estratégica y priorizada”.

Pero más que una aceleración, la transformación digital trata sobre la necesidad de superar la disrupción digital y ser competitivo en un mercado en constante evolución. Sólo hace falta preguntar a taxistas, hoteleros, músicos, periodistas y hasta doctores. Todas las industrias están experimentando cambios que cuentan con el potencial de cambiar los modelos de negocio que han funcionado durante décadas. La pregunta es cómo garantizar que la transformación digital sea una aliada y no un enemigo.

Desde esta perspectiva, existe una estrategia para abarcar la transformación digital y sobre todo hacerla sustentable. Para lograr una diferencia, se tiene que presentar mucho más que una simple iniciativa, debe ser parte del propio DNA de la empresa.

Uno de los primeros pasos hacia el entendimiento y adopción de la transformación digital es separarlo por tamaño. Los ejemplos que se escuchan en general son audaces y grandes por naturaleza. Sin embargo, no todas las transformaciones digitales le darán la vuelta al mercado de esa manera, se puede pensar en grande, pero no debemos dejar de pensar en pequeño también. Infor menciona que se deben considerar:

• Empresas de retail de moda que desean empoderar a los vendedores para que ofrezcan una experiencia personalizada a los clientes más allá de sus expectativas y, así crear mayor lealtad a la marca al brindar visibilidad y ofertas personalizadas durante las ventas online.

• Los hospitales que desean que las admisiones se parezcan más al check in de un hotel.

• Empresas de manufactura de grandes maquinarias que desean conectar los procesos y traslados, vinculando lo que ocurre en el piso de planta con los distribuidores y clientes.

El peor error que pueden cometer las empresas en esta etapa es considerar que la transformación digital no es para ellos. Otra potencial equivocación es pensar que la digitalización es algo pasajero; es muy común en las empresas tener áreas con innovaciones, pero que no están conectadas a una estrategia general con un objetivo en común. Ya es sabido que las distintas unidades de negocio deben trabajar en equipo para tener mejores resultados, lo cual significa que el lugar adecuado para comenzar el recorrido hacia la transformación digital es contar con una estructura sólida.

Se debe pensar en tres dimensiones. El primer paso para la transformación digital es desarrollar una estrategia integral. Una de las claves para hacerlo es pensar en el objetivo. Tradicionalmente el pensamiento se focaliza en los problemas actuales para encontrar la solución; con esta estrategia se agrega valor agregado a la eficiencia de los procesos existentes, pero no es efectiva para enfrentar el futuro. La transformación digital debe focalizarse más en la experiencia y en los usuarios, no solo en listados de funcionalidades. A medida que se desarrolla la estrategia digital, se deben ir posicionando los elementos necesarios para acompañarla.

La estructura que se crea tendrá muchos de los componentes esenciales para el éxito de cualquier iniciativa tecnológica, pero sin desincentivar la innovación local. El objetivo es focalizarse en la innovación para garantizar la expansión. Este proceso representa esencialmente la evolución de los departamentos tradicionales de TI.

La estructura debe contar con tres dimensiones clave:

- Gobernanza. Una vez que se decide la estrategia digital a desarrollar, son claves la gobernanza y los updates constantes al recorrido y la arquitectura. No existe un entorno digital integral como sucedía con la implementación del sistema ERP. Hay un flujo constante de ideas y de condiciones del mercado considerando sus cambios, lo que hacen que sea un proceso dinámico. Es por esto por lo que la gobernanza es un componente esencial en la estrategia de transformación digital.

Puede ayudar al cambio, priorizar los fondos y determinar las decisiones de arquitectura claves. Aunque la idea de gobernanza puede parecer un concepto básico, resulta esencial para evitar las caídas que normalmente acompañan a la idea que todas las oportunidades de transformación digital son meritorias, aunque obviamente no siempre son obvias. Esto no significa que el riesgo sea inevitable o inaceptable. Las ideas de transformación digital deben evaluarse con el mismo rigor que se aplica a cualquier iniciativa comercial. ¿Cómo impacta en el market share, en los clientes, y en la marca? ¿Sirve o elimina los negocios existentes o futuros y el entorno tecnológico? ¿Cuánto costará? ¿Cuánto tardará? entre otros temas.

- Arquitectura. La tecnología empresarial tiene fama de no fluir. Las soluciones se van agregando y no están integradas, son difíciles y caras de mantener, como resultado, los sistemas se vuelven increíblemente rígidos. Las empresas pueden volverse estáticas también, con oportunidades limitadas por la propia tecnología. Uno de los principios claves de la transformación digital es la agilidad, la nube y los análisis en red, junto con las mejoras considerables en el área de integración, los cuales permiten que las empresas comiencen con la digitalización creando sistemas de arquitecturas flexibles listos para la innovación. Si no se cuenta con una forma para determinar cómo la nueva tecnología calza con la arquitectura tanto ahora y, sobre todo, en el futuro, los procesos pueden volverse desintegrados y se desperdiciarían los datos.

Todas las iniciativas de transformación digital deben evaluarse para determinar cómo pueden incorporarse y lograr el máximo valor.

- Servicios compartidos. Un elemento de la transformación digital que es asombroso y también un reto es la velocidad. La tecnología tradicional nos ha enseñado a esperar largas demoras entre las optimizaciones de los sistemas existentes; meses y a veces hasta años. La digitalización cambia todo esto, en gran parte debido a la nube. La innovación ya no depende de upgrades disruptivos, sin embargo, el acceso continúo a la innovación sólo es valioso si la empresa y los empleados entienden, adoptan e incluyen cambios. Esto más que flexibilidad y una mente abierta, requiere de una estructura de soporte, junto con un centro de servicios compartidos, dotados de habilidades y conocimientos de una gran cantidad de disciplinas, como “change management”, optimización de los procesos, gestión ágil, entre otras.

Es un trabajo en equipo. A continuación, algunos de los conocimientos necesarios para que la optimización continua sea un éxito, y así poder desarrollar la transformación digital:

• Change management/Gestión de cambio. Con la transformación digital, la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios es esencial, y la gente es tan importante como la tecnología. Sin embargo, este componente frecuentemente no es considerado. Lograr la adopción de nuevas tecnologías requiere una combinación de comunicación, capacitación y mucho más. El objetivo es demostrar un compromiso de cambio en toda la empresa y brindar a los empleados el soporte y la confianza necesarios para adoptarlo.

• Optimización de los procesos. Alineado junto con la gestión de cambio, la optimización de los procesos son claves para garantizar que las nuevas estrategias logran el valor deseado. La optimización debe ser un proceso continuo, y no un evento de una única vez para garantizar que las iniciativas de transformación digital se arraiguen; en lugar de tener un pico al comenzar y que luego vayan declinando a medida que la organización pone el foco en otras oportunidades.

• Gestión ágil. Un componente clave del método de desarrollo ágil, es la gestión de las iniciativas de transformación digital, la cual permite un proceso continuo, aprovechando las capacidades de los individuos de la empresa. Esta estrategia no jerárquica, está diseñada para ser flexible e interactiva, y requiere la apertura para el cambio de poder ser un reto para aquellos acostumbrados a seguir métodos tradicionales de desarrollo. Sin embargo, la filosofía de la agilidad es ideal para la digitalización, ya que permite una mayor creatividad, velocidad y flexibilidad siendo la innovación la meta final.

La digitalización es todo sobre datos y resulta clave para el éxito y la estrategia para el futuro. El conocimiento necesario es más que sólo migración de información, abarca arquitectura de los datos, gobernanza y ciencia de datos. No es fácil encontrar y retener personal con los conocimientos necesarios para la transformación digital, ya que la velocidad de los cambios hace que se modifiquen y evolucionen las necesidades.

Muchas empresas se asocian con especialistas en digitalización que ayudan a determinar que es posible y aumentan el personal según sea necesario. Otros desarrollan pequeños “mini-garages” donde surge la innovación y luego las incorporan en un ecosistema mayor. Existen muchas formas de lograrlo. Lo más importante es comenzar el recorrido. Ahora es la época de la transformación digital que termina con la forma tradicional de pensar. ¡El momento de comenzar es ahora! Los ingredientes ya están todos acá, y las empresas que ya estén formulando una estrategia tienen mejores posibilidades de tomar la delantera transformando la industria.