Consejos para hacer home office en tiempos de Coronavirus

Por: Saskia de Winter, directora de Saskia de Winter Training

La pandemia causada por el Coronavirus ha llevado al freno de operaciones en varias empresas y la propuesta de aislamiento en varios países. Ante esto, varias compañías y gobiernos han optado por continuar operaciones bajo el esquema home office, y trabajar de manera remota desde casa.

Cifras de la bolsa de trabajo Workana señalan que alrededor de tres millones de profesionales trabajan desde casa en América Latina, y la tendencia apunta a ir en aumento, ya que para 2035 se prevé que cerca de mil millones de personas laborarán de manera remota.

Desde hace 20 años, el home office supone un verdadero reto para las compañías mexicanas, pues se trata de una tendencia que no había sido puesta sobre la mesa anteriormente pero que ante una crisis de salud como la del Covid-19, puede ser un parteaguas en la forma de trabajar en México.

El trabajo en casa realizado de manera eficiente ofrece muchas ventajas para las empresas y empleados. Las primeras optimizan sus procesos, se adaptan a estrategias nuevas y exploran nuevas tecnologías, mientras que los trabajadores reducen sus niveles de estrés al eliminar factores como la distancia, tráfico y tiempo de traslado, lo que hace que su productividad aumente.

El home office puede ser el mejor aliado para enfrentar el estancamiento de operaciones originado por crisis sanitarias como la que está el viviendo el planeta. El home office nos orilla a trabajar de modo diferente, aunque no queramos.

Con el fin de aprovechar de una manera adecuada esta forma de trabajo, les dejamos cinco consejos para hacer que el home office sea altamente productivo en tiempos de Coronavirus:

Manejo de horarios

El home office debe respetar los tiempos establecidos del trabajo de un día normal en una oficina. El estar en nuestro hogar no significa que tenemos que permanecer todo el día pegado a tu ordenador o teléfono celular. Debemos respetar nuestro horario laboral tradicional, conectarnos y avisar al equipo que ya estamos laborando. También es importante comunicar las pausas que tomemos, como ir a comer.

Uno de los temas del home office es que todo se desarrolla más lento, el tiempo de respuesta en un mensaje de Whatsapp no es tan ágil como una plática presencial entre dos colaboradores, mientras que estar en casa puede significar distracciones. Si no se terminan los objetivos diarios, debemos analizar lo que estamos haciendo durante la jornada, ya que nos podemos estar distrayendo de más.

Separar lo doméstico de lo laboral

Uno de los problemas a los que cotidianamente se enfrentan las personas que trabajan de manera remota es la falta de respeto a su espacio por parte de sus familiares o compañeros de casa. Hablar con nuestra pareja, padres, hijos y amigos, según sea el caso, es importante para hacerles saber que durante cierto horario estaremos dedicados a nuestras labores profesionales y que no podemos ser interrumpidos, al menos que sea algo importante.

Recordemos que el gobierno federal suspendió las clases, por lo que nuestra casa puede contar con la presencia de niños y adolescentes que, sin duda, pueden distraernos y robar nuestra atención. Lo recomendable es diseñar actividades para que ellos también se mantengan ocupados durante el tiempo que estemos trabajando.

Habilitar equipo y espacio para trabajar

Abandonar la oficina puede significar tener que lidiar con otros grandes obstáculos como una mala conexión de WiFi, la falta de motivación y hasta la soledad. Ante esto, debemos acondicionar un área en el hogar, de preferencia fija, para realizar nuestras labores cotidianas y evitar que factores externos pueden afectar nuestro rendimiento y concentración. También es crítico mantenerse conectado con el resto de los compañeros y contar una buena conexión de WiFi.

Un área que tenga acceso a la luz natural, ventilación, y electricidad, sobre todo si tienes que realizar videollamadas, subir o descargar archivos, es lo idóneo.

Apoyarse de la tecnología

Uno de los factores que han hecho del home office una realidad es la implementación de tecnologías para realizarlo. Desde teléfonos fijos o celulares, hasta servicios de videoconferencias donde se puedan conectar todo el equipo de trabajo, son factores vitales para que sin importar en qué parte del mundo estemos, nos podamos comunicar.

Con respecto al trabajo en conjunto y orientado a resultados, existen múltiples plataformas en línea como Asana, Trello, Slack o Monday que nos permiten establecer asignaciones y fijar fechas con recordatorios, Google, por otro lado, cuenta con diversas herramientas tecnológicas como GSuite, que permiten trabajar en un mismo documento, hoja de cálculo o presentación, además, cuenta con calendario sincronizado al correo electrónico, por lo que genera recordatorios de nuestros eventos, citas o fechas límite que tenemos en la agenda.

Determinar por objetivos

En estos tiempos de adversidad es fundamental tener claridad sobre lo que se espera de cada equipo y en qué tiempo deben resolverse las tareas asignadas. Por ello es recomendable que se organicen juntas al inicio y final de cada semana. La primera para fijar pasos a seguir y la segunda para tener una actualización en la que se fijen pendientes y el progreso de las metas. La conexión diaria uno a uno es crítica para mantener el enfoque y la motivación, tanto individual como grupal.

Cuando el equipo trabaje de manera remota es importante utilizar métricas (KPI´s) que mantengan la productividad. Una de las consecuencias de esta pandemia, es que las ventas van disminuir, por lo que debemos concentrarnos en aquellas tareas que sí podemos hacer en este momento, que incluyen planear, cuestionarse y revisar detalles. Así, en cuanto la crisis termine, podremos retomar el ritmo y despegar las ventas nuevamente.