¿Cómo las Comunicaciones Unificadas mejoran la operatividad de los negocios?

Por: Héctor Sánchez, Vicepresidente de Ventas para BroadSoft en Latinoamérica

En la actualidad, el mercado está lleno de herramientas de comunicación que impulsan la colaboración y facilitan la interacción entre clientes y equipos de trabajo. Teléfono, texto, chat, correo electrónico, herramientas de colaboración web, videoconferencias, aplicaciones de centros de contacto, aplicaciones para móviles, etc. Estas herramientas suelen estar desplegadas de forma equivocada en muchas empresas: la mensajería instantánea, el correo electrónico se gestionan en una plataforma de colaboración independiente y lo mismo ocurre con las llamadas telefónicas. Esto deja a los negocios con una gama muy amplia de plataformas y herramientas de comunicación que funcionan de manera aislada. La comunicación se pierde, los registros de información son difíciles de rastrear y el departamento de TI tiene demasiados programas para administrar.

Para mejorar las comunicaciones en los negocios, estas herramientas deben integrarse en un sistema que permita un flujo eficiente de comunicación entre dispositivos y personas, es decir, se debe de contar con una plataforma de comunicaciones unificadas y de colaboración (UCC, por sus siglas en inglés). De acuerdo con un estudio, el mercado de las comunicaciones unificadas tendrá una inversión de USD 96 mil millones para 2023.

Las UCC ofrecen una gestión sencilla sobre la comunicación utilizando una variedad de canales para que las empresas y los usuarios puedan responder rápida y adecuadamente, en cualquier forma que se adapte a su situación, utilizando la misma plataforma.

No podemos negar que las UCC están revolucionando los espacios de trabajo y en este escenario BroadSoft da a conocer algunas ventajas competitivas que su plataforma UC-One proporciona a las empresas y que a su vez las lleva al siguiente nivel de operatividad:

• Integración de software: La fusión de su sistema telefónico con software como CRM y bases de datos simplifica las llamadas y la recopilación de datos. Con esto, las comunicaciones organizacionales se alinean con los objetivos centrales del negocio, creando una solución que aumenta la productividad y mejora la satisfacción del cliente.
• Colaboración integrada: Las videoconferencias disponibles con un simple toque de botón, la mensajería instantánea con el uso compartido de documentos y de escritorios actúan conjuntamente para facilitar el acceso y la conexión entre los empleados. También elimina las tarifas de las aplicaciones de terceros.
• Acceso al calendario: Al integrarse con los calendarios de Outlook e ICS, su sistema de comunicaciones puede ayudarle a realizar un seguimiento de los eventos, automatizar las invitaciones y acceder a sus contactos para el teléfono, chat y otras herramientas de comunicación.
• Mensajería instantánea: La mayoría de las organizaciones utilizan mensajería instantánea a través de múltiples programas no garantizados o administrados correctamente. Este es un modo primario de comunicaciones que conecta a los compañeros de trabajo independientemente de su ubicación geográfica. La gestión de mensajería instantánea con UC lo combina con otros canales de comunicación en un canal seguro.
• Redirección de llamadas: La capacidad de inteligentemente redireccionar las llamadas utilizando reglas específicas de desvío que el usuario define, ofrece más flexibilidad en la priorización y administración de las mismas. Los usuarios pueden seleccionar y redirigir llamadas específicas a otro miembro del personal mientras otras son desviadas al buzón de voz u otro dispositivo móvil.
• Aplicaciones para trabajadores móviles: Las aplicaciones para móviles convierten cualquier dispositivo de los empleados en su escritorio. Esto puede funcionar en la mayoría de las tabletas, y teléfonos inteligentes. Las aplicaciones ofrecen muchas características que ayudan al personal móvil a mantenerse conectado.
• Transiciones rápidas de telefonía: Los empleados están en movimiento en muchas organizaciones. Con UC pueden cambiar de forma rápida su teléfono desde los controles de administración. Las extensiones pueden incluso reasignarse temporalmente, por lo que cuando los empleados están visitando una oficina remota pueden utilizar cualquier teléfono de escritorio como su línea directa.
• Seguimiento de registros: Los usuarios pueden guardar mensajes instantáneos, grabaciones de centros de contacto y llamadas de conferencia, con archivado de fácil acceso. Estos registros ayudan a protegerlos y les permiten mejorar los procesos y el servicio al cliente.
• Incorporación sencilla a su red: Un sistema UC puede ser basado en la nube, alojado en el sitio o una combinación de ambos. Esto ofrece mayor flexibilidad para administrar el sistema, mantener bajos costos y liberar al departamento de TI. El sistema se adapta a su red, de acuerdo con sus necesidades, sin interrupciones y de forma segura.

En conclusión, las comunicaciones son el centro de cada operación. Estas permiten a sus empleados trabajar en estrecha colaboración, mejorar el servicio al cliente y optimizar todos los procesos de trabajo. Las UC reducen las barreras de comunicación y ofrece características que hacen que cualquier organización sea más eficiente y esté preparada para el futuro.