Colaboración: un objetivo de la transformación digital

En una economía mundial, electrónica y móvil, las prácticas corporativas deben aprovechar el empuje de la innovación. En una compañía, las salas de juntas tienen una categoría especial. A partir de un esfuerzo colectivo, ahí se conciben las ideas de negocio, se firman contratos con nuevos clientes, se definen alianzas con proveedores y socios, se evalúan los indicadores de desempeño corporativo, se valora la adquisición de una empresa, se analizan los resultados financieros y, por supuesto, se festejan los éxitos de la organización.

Sin embargo, en una economía que funciona en condiciones innovadoras (globalización, movilidad y digitalización), los espacios fijos empiezan a ser prescindibles.

A pesar del cambio en el entorno, hay situaciones que deberían permanecer intactas. Cuando atiende un asunto importante en la sala de juntas, usted evita la presencia de individuos desconocidos o no convocados, espera confidencialidad y exige un manejo responsable de los documentos.

Lo mismo debe ocurrir en el entorno electrónico de los negocios. Para colaborar con sus especialistas en todo el mundo o coordinar una estrategia con la fuerza de ventas móvil, su organización necesita un entorno digital de trabajo que asegure productividad, seguridad e integridad de los datos corporativos.

Desafortunadamente, en muchas compañías la colaboración que se vive en una sala de juntas se sustituye por hábitos que conllevan riesgos significativos. Así, puede suceder que durante una tele o videoconferencia, los participantes intercambien documentos a través del correo electrónico, aplicaciones públicas para almacenar y mover archivos, sistemas FTP, e incluso por los chats de apps móviles. En estas plataformas, la fuga de datos o la pérdida de control sobre el uso de la información tienen consecuencias muy graves para las compañías.

Las empresas no ignoran dichas contingencias. De hecho, en materia de espacios digitales de trabajo, según un estudio-encuesta sobre colaboración empresarial (en el que participaron más de 800 directores de empresa y líderes del área tecnológica), los hombres de negocio tienen prioridades bien definidas:

• +60%: necesita un espacio digital de trabajo que cancele rápidamente la función de compartir información (permission pullback).
• +60%: operación segura en un ambiente de nube.
• +50%: capacidad para detectar cuando un documento se ha compartido.
• +50%: protección y control en el nivel del documento (es decir, seguridad habilitada desde la propia información).
• +40%: funciones para auditoria de archivos (quién compartió un archivo, hacia dónde viajó el documento, quién lo recibió y qué modificaciones aplicó, entre otras funciones).

En los tiempos empresariales que corren, la colaboración es cada vez más importante. De acuerdo con algunos estudios, en las últimas dos décadas, el tiempo que las organizaciones dedican a colaborar y compartir información aumentó 50%. En este contexto, también impulsado por la innovación digital, la participación debe ejercitarse sin excusas, ya sea desde un lugar remoto del planeta o aprovechando la conexión a Internet de un teléfono inteligente.