5 estrategias para lograr una comunicación efectiva en la era digital

Por: Héctor Sánchez, Vicepresidente de Ventas para BroadSoft en Latinoamérica 

El éxito de cualquier empresa u organización depende en gran medida de la eficacia con la que todos sus trabajadores se comunican. En esta era digital, la comunicación empresarial eficaz va más allá de enviar mails y atender llamadas. De acuerdo con un estudio reciente de la consultora SHRM, solamente 6 de cada 10 empleados a nivel global mencionan saber lo que está pasando al interior de sus empresas en tiempo real, mientras que el 55% aseguran estar bien informados solamente en ciertos periodos. Actualmente, se trata de escuchar atentamente, mientras creas un alto nivel de vínculos de participación colectiva entre los trabajadores. También es importante ser claro y directo en los mensajes que se desean transmitir.

Además, una adecuada comunicación es importante en los diferentes niveles de la organización ya que involucra la creación de productos, la entrega de servicios, la participación de los empleados, la satisfacción de las necesidades de los clientes, y la relación con proveedores. La comunicación efectiva, por lo tanto, se convierte en un factor crítico para el funcionamiento de un negocio exitoso. Para lograrlo, actualmente, las empresas se encuentran en la búsqueda de soluciones de comunicación digital totalmente integrales y fáciles de utilizar que contribuyan a lograr sus objetivos de productividad. Estos conceptos incluyen herramientas de comunicación y colaboración virtuales que permiten que los colaboradores puedan trabajar con clientes y colegas que están en otra zona geográfica y de no tener la necesidad de ir específicamente a la oficina para tomar decisiones y reunirse cara a cara con alguna persona.

Tener un buen manejo de la información y comprensión de los mensajes puede resultar un reto difícil de cumplir, sin embargo, considerar estos factores puede ayudar a mejorar la comunicación al interior de las empresas:

1. Desarrollar una estrategia de comunicación: Los directivos de las empresas deben pensar, saber y definir cómo la organización se comunicará con los empleados como parte de una estrategia; todo ello con el propósito de lograr una mejor comunicación. Esto detallará en un futuro quién necesita saber qué información; cuándo necesitan saberlo y de qué forma se les notificará. La estrategia ayudará a crear un estándar para la comunicación organizacional. Plantearse escenarios tales como ¿Cuál es la mejor forma para comunicarse los nuevos proyectos de la empresa? ¿cuándo una idea se encuentra en fase de planificación? ¿Cómo se financia? o ¿cuándo está lista para lanzarse?, se pueden resolver a través de una buena estrategia de comunicación.
2. Informar oportunamente: La gestión de la comunicación al interior de una empresa debe estar a cargo de una persona o un equipo de trabajo. Como con la mayoría de los procesos definidos, la existencia de un solo elemento que se encargue de unificar los mensajes y hacerlos llegar a tiempo a todos los empleados de manera uniforme, es la mejor forma de asegurar la comunicación constante y evitar malentendidos. UC-One de BroadSoft proporciona a los empleados una comunicación rápida y eficaz entre integrantes de diferentes departamentos de la organización.
3. Explicar el por qué de la información: A menudo los líderes llegan con una gran idea, la planifican, la implementan y pueden incluso comunicarla, pero quizás no piensen en explicar por qué una iniciativa en particular tiene sentido. Es altamente recomendable presentar la información de tal manera que todos los que están involucrados dentro de un proyecto se beneficien de la obtención y retención de dicha información. Aún mejor, contar con equipos de trabajo que posean el mismo sistema de creencias hará que los objetivos de la organización se alineen.
4. Adecuar los mensajes: No todo el mundo recibe e interpreta la información de la misma manera. Por esta razón, se debe considerar quién será el destinatario antes de enviar cualquier mensaje. Mientras que a algunos empleados se les puede hacer llegar información detallada y técnica sobre las iniciativas empresariales, otros quedarán satisfechos con un resumen de la misma. Entender a las personas con las que nos comunicamos y saber cómo interpretan la información, ayudará a asegurar que el mensaje es recibido de la manera correcta. Por ejemplo, Team-One de Broadsoft empodera la colaboración a través de espacios de trabajo para equipos, y está totalmente integrado con aplicaciones empresariales clave. La aplicación coloca todas las tareas, archivos, mensajes y notas que un usuario de negocios necesita en un solo lugar, integrando funcionalidades como videoconferencia, llamada en un clic y pantalla compartida.
5. Crear un proceso de retroalimentación: Las estrategias de comunicación rara vez funcionan bien si no se habilita un proceso de retroalimentación con todos los empleados. Esto garantiza que los mensajes se reciben tal y como se planea en todas las ocasiones. Independientemente de la estructura o los procesos, los empleados necesitan saber que sus opiniones son tomadas en cuenta, y como resultado esto ayuda a la organización a identificar áreas que pueden ser mejoradas.

En conclusión, los empleados pasan una gran parte de sus vidas en el trabajo y ayudarlos a mantenerse conectados con la misión y visión de la organización es una de las maneras de fomentar la participación. Cuanto más podamos hacer para mantener a todos los empleados informados y que se sientan parte de las decisiones de cualquier organización garantizará la consecución de los objetivos en todo momento.