4 mitos y verdades del Smart Working

Por: Jesús García, Director General Ricoh Mexicana

Hacer crecer un negocio sería relativamente más difícil, frustrante y ocioso sin la tecnología móvil, aquella a la cuál le depositamos toda nuestra confianza todos los días para hacer nuestro trabajo más fácil. Sin embargo, estos dispositivos son mucho menos importantes si no tenemos el poder de administrar, movernos y por supuesto, tener acceso a toda la información útil para nosotros.

Las compañías tienen que asegurar que la información fluya mediante el uso de la tecnología correcta y que las personas correctas están trabajando de la mano con esta tecnología, dándoles el poder de administrar la información que va del punto A al B. Pronto, los negocios van a necesitar tecnología propia, gente e información interconectada y todo trabajando simultáneamente. La meta final es tener la información correcta, para las personas correctas, dónde y cuándo la necesitan.

El intercambio de información puede tener un impacto dramático en los resultados tangibles de los negocios, incluyendo un aumento a la productividad, reducción de costos y un aumento a los ingresos.

Si te sientes inseguro, abrumado, o quizás, anticuado en cómo funciona tu negocio - especialmente al compararlo con otros - es probable que sea tiempo de cambiar las cosas.

Pero antes de empezar con la transformación de un negocio a través de cambios sustanciales tecnológicos, es crítico, en primer lugar, quitar cualquier percepción falsa de lo que significa operar un negocio hoy en día.

Frente a este panorama, Ricoh Mexicana destaca 4 Mitos que es posible que estanquen una empresa y 4 Verdades que podrán hacer crecer los negocios:

Mito #1: El trabajo se realiza en la oficina

“Ir a trabajar” siempre ha significado estar físicamente en una oficina, convirtiéndote en uno de tantos en un mar de escritorios - de 9 a.m.- 5p.m. de lunes a viernes. Gracias a la tecnología, la información es compartida de una punta del mundo a otra instantáneamente, y las reuniones se pueden tener en la palma de tu mano - ya sea en una cafetería, en tu sofá o en un avión. Como resultado de que los empleados están siempre en estando “disponible”, las fechas de entrega ya no se adhieren al día de trabajo tradicional o al ambiente de oficina.

Los trabajadores modernos esperan que sea permitido un aumento al nivel de flexibilidad y libertad para trabajar remotamente. Esto puede ser mutuamente beneficioso para ambos: empleador y empleados, en términos de aumentar la satisfacción del trabajador, mejor retención y productividad si los sistemas correctos están en su lugar.

Verdad #1: El mundo es ahora nuestro lugar de trabajo.

No hay necesidad de reinventar la rueda o de estresarse cuando se tiene que hacer el negocio más ágil, flexible y colaborativo para los trabajadores. Las herramientas existen y también la información para implementarlas.

La habilidad de imprimir desde un dispositivo móvil ya no es un lujo y es ahora un requerimiento para los negocios. Con soluciones amigables de impresión para los usuarios, ahora podrán imprimir desde sus dispositivos inteligentes en sus oficinas de forma rápida y eficiente.  Equipar a los empleados con tecnologías que les permitan conectarse, realizar videoconferencias de una manera remota facilitará la distribución y eficiencia del trabajo diario.

Mito #2: Los trabajadores deben usar cualquier herramienta para el trabajo

Los directivos de las compañías están conscientes que existen en línea herramientas de trabajo que son usadas a menudo por sus colaboradores para enviar o almacenar archivos de manera urgente. De hecho, probablemente, todos sin excepción dentro de las compañías han recurrido a estas herramientas online.

Los trabajadores a veces usan soluciones no aprobadas por los departamentos de TI cuando están en un punto crítico de su trabajo y necesitan una solución rápida. Sin embargo, el uso de unas cuantas aplicaciones ad hocpara necesidades específicas pueden parecer inofensivas, tienden a crear información fragmentada y aislada que, compuesta a través del tiempo, desorganiza los procesos y las dinámicas de trabajo como resultado pueden ir cambiando. Esto dificulta para otros encontrar los archivos que necesitan y representa un riesgo mayor a accesos no autorizados a información privada.

Verdad #2: La consistencia es crítica

La proliferación del consumo de tecnología dentro de los espacios de trabajo no es algo nuevo, y no tiene que ser algo inesperado, sin embargo, aún es un gran problema para organizaciones de todos los tamaños, pero existen formas de controlarlas.

La administración de dispositivos es una tarea ardua que los departamentos de TI de todas las organizaciones deben enfrentar para evitar que información sensible llegue a lugares incorrectos

Mito #3:  Limitar las herramientas de colaboración

Asegurarse que los empleados puedan trabajar juntos de forma eficiente puede ser difícil, ya sea que están sentados uno al lado del otro o separados por cientos de millas. Cuando los trabajadores no tienen los servicios de tecnologías necesarios integrados, a su disposición como VoIP, inevitablemente terminarán creando sus soluciones.

Lo mismo pasa con las salas de juntas. Si no existe una herramienta para programar una reunión, apartar una sala de juntas o no cuenta con los elementos necesarios para proyectar una presentación, automáticamente los procesos se volverán ineficientes, la superposición de herramientas puede hacer que la productividad decaiga cuando la sala no está equipada con la tecnología o los bienes necesarios para acceder o capturar información en una lluvia de ideas.

Verdad #3: Conectar a la gente es una necesidad

Las reuniones físicas cambian constantemente dentro de un ambiente móvil. Si los clientes y equipos de venta de una compañía se encuentran distribuidos a lo largo del país y es necesario realizar reuniones mensuales o urgentes, las soluciones de videoconferencia son el camino adecuado a seguir.

Voz sobre IP

En un mundo competitivo, es vital poder acceder a la información que se necesita aun estando lejos de tu oficina. Voz sobre IP es una forma perfecta de empezar para darle a los empleados la habilidad de comunicarse por voz y multimedia vía internet.

Mito #4: El papel está muerto

Es inevitable que las organizaciones se están volviendo cada vez más digitales, sin embargo, que un negocio sea 100% digital no es realista - al menos no pronto.

Los trabajadores, y más gente en general, instintivamente toman notas en una libreta, los carteros aún frecuentan las oficinas a diario con una montaña de sobres para que sean distribuidos. Con flujos de trabajo automatizados permeando cada vez más las áreas de los negocios, los documentos físicos tendrán que ser digitalizados para poder trabajar con el resto de los flujos de trabajo.

Pero los archivos en papel también siguen siendo un obstáculo para la información. Siendo un trabajador remoto, es difícil acceder al documento que necesitas cuando está guardado en un cajón a 300 millas. También esto incrementa los riesgos de pérdida, daño o de robo y tiempos de arranque. Pasarse a procesos digitales y convertir archivos legales puede incrementar la seguridad, reducir costos y mejorar la productividad, todo al mismo tiempo.

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