3 elementos clave para llevar a cabo reuniones virtuales exitosas

Por: Bárbara Ferguson, Senior Manager – Product Marketing para BroadSoft

Pensemos en alguna reunión de trabajo presencial que se haya desarrollado de forma exitosa y detengámonos a pensar ¿por qué fue un éxito? ¿es por la capacidad de compartir ideas en una pizarra? o ¿es la facilidad de entenderse de los integrantes al reunirse en persona?

Esas capacidades no tienen que desaparecer al realizar una videoconferencia o reunión virtual, si se elige la plataforma adecuada. Las reuniones en línea exitosas deben tener todos los elementos que permitan a los trabajadores sentirse productivos, establecer relaciones de equipo y avanzar con sus procesos de trabajo. Solo necesitan saber qué características habilitarán realmente para este tipo de reuniones y después buscar un servicio que las ofrezca.

De acuerdo con un reciente estudio de Society for Human Resource Management[1],  cerca de la mitad de las empresas (46%) a nivel global realizan videoconferencias para aumentar la productividad de sus empleados. Sin embargo, hoy en día una gran cantidad de equipos de trabajo que no se encuentran en un mismo espacio de trabajo continúan luchando por mantenerse conectados. Muchos aún se sienten aislados y desconectados, lo cual puede minar el éxito del trabajo en equipo. A su vez, el mismo estudio destaca que 86% de los empleados mencionan que la falta de colaboración, la comunicación ineficaz y la falta de las herramientas adecuadas aumenta las fallas y distracciones en el trabajo, por ello las organizaciones deben saber que la colaboración es un facilitador clave para alcanzar cualquier objetivo que se haya trazado.

Entonces, ¿qué se necesita para que los equipos virtuales alcancen su máximo potencial? ¿Cómo nos aseguramos de que estén mentalmente presentes y comprometidos cuando no están todos en la misma habitación? BroadSoft considera los siguientes elementos clave para llevar a cabo reuniones virtuales con éxito:

• Video: El principal factor a considerar, buscar video de gran calidad HD (1080p), es la única forma de capturar todas las expresiones faciales y otros detalles que se verían en una reunión en persona. El entorno juega un rol crítico en cualquier reunión, el lenguaje corporal de los integrantes es importante para reforzar los mensajes que se emiten, de lo contrario puede existir una comunicación poco efectiva o deficiente. Además, es importante considerar la red que se utilizará mientras realiza una reunión virtual ya que de esto depende una buena experiencia de video. La solución que utilice debe asegurar que cada asistente reciba el video óptimo.
• Contenido compartido e interactivo: Otra dificultad común es no poder colaborar de todas las formas que los participantes desean, como el chat, compartir escritorio, documentos y reproducir archivos multimedia al mismo tiempo. Eso suena obvio, pero muchas organizaciones se tropiezan al elegir una solución de colaboración que admite, por ejemplo, solo algunos formatos de archivos multimedia, o solo el uso compartido de pantalla única. Cuando las herramientas de colaboración son limitadas, el tiempo durante las reuniones se desperdicia si los participantes encuentran que la solución no es compatible con el formato de video que quieren reproducir, o que no pueden hacer anotaciones en las aplicaciones en vivo.
• Mensajería instantánea: Durante las reuniones es necesario contar con formas rápidas e inmediatas de comunicarse sin interrumpir el flujo de la llamada o la persona que habla. Incluso mientras está silenciado, todos pueden participar activamente, haciendo preguntas y expresando sus opiniones. Una herramienta adicional que habilite esta posibilidad generará una sinergia de trabajo que permitirá optimizar el tiempo y hará que el objetivo de la reunión se logre de una forma más sencilla.

Una excelente y productiva reunión de trabajo puede tener un impacto positivo en cualquier empresa o negocio; la colaboración virtual debería permitirle interactuar con sus colegas o socios exactamente de la misma manera que una reunión cara a cara; solamente es necesario contar con el sistema adecuado para que esto se lleve a cabo. Cuando las reuniones son más interactivas y las personas están atentas, los problemas relacionados con desarrollar tareas múltiples y la falta de participación pueden eliminarse o reducirse de manera significativa, lo que conduce a una mayor productividad y resultados en reuniones más exitosas.

[1] “Virtual Teams Survey 2016” - SHRM