10 recomendaciones para sacar mejor provecho en cada reunión

Por: Omar Peláez, TSA Colaboración, Cisco México

Una de las cosas más preciadas que tenemos es nuestro tiempo. Durante la pandemia las reuniones virtuales se convirtieron en el mecanismo que nos permite interactuar de la forma más natural para el trabajo en grupo y dar seguimiento a iniciativas, proyectos, entrenamientos; sin embargo, también vimos que  participar en todas las reuniones a las que nos invitan  nos resta productividad, por lo que la pregunta es ¿cómo podemos hacer para sacar mejor provecho en cada reunión? Aquí algunas recomendaciones:

1.- Poner una agenda para todas las reuniones. Si no sabes para qué es la reunión, busca a la persona que la envió para entender de qué se trata, con esto podrás tomar algunas de las siguientes acciones:

• Si eres tú la persona que agrega valor para tratar el tema o si debiera ser alguien más el que debe atender, y lo sumes.
• Si debes participar, te permitirá preparar documentos y presentaciones adecuadas antes de la reunión.
• Si hay dudas específicas, podrás llevar las respuestas de una forma más concreta
• Si la duda que se tiene puede ser resuelta con material de referencia como documentos o videos, en repositorios donde se dé claridad al tema, se puede evitar tener la reunión.

2.- Deja de usar el correo electrónico para tener conversaciones transaccionales, en lugar de esto, es recomendado utilizar mensajería instantánea corporativa, que permita confiar en que el contenido no ha sido alterado y que solo es visto por las personas a las que se les ha compartido, cumpliendo con las políticas de manejo de información de forma interna y externa. Evita compartir contenido con aplicaciones personales.

3.- Crea grupos de trabajo, con equipos que estén revisando temas en conjunto, colocando el contenido generado dentro de estos espacios para que sea fácil de localizar y siempre esté compartido, propiciando así la participación de los involucrados.

4.- Probablemente, para generar sinergia en el arranque de un proyecto, las reuniones deberían durar 1 hora y -en algunos casos- mucho más tiempo., Conforme se va madurando el avance, las reuniones no deben durar más de 15 minutos.

5.- Lleva una estructura de la reunión, si las personas que han presentado el reporte o estado actual del proyecto ya no son requeridas en la reunión, permite que se vayan.

6.- Las reuniones que requieren participación proactiva y en tiempo real, deben tener estructura clara en la ejecución: moderadas por un líder, con un objetivo claro para que todos entiendan dónde juegan su papel, que tenga un tiempo definido, que les sea relevante y que incentive la participación de los asistentes mediante el uso de aplicaciones que tienen ese uso específico.

7.- Evita a toda costa estar en dos o más reuniones al mismo tiempo, esto no es bueno ni para tu productividad, ni para tu salud y reduces el impacto que tiene tu presencia. Haz que se note la diferencia cuando tú estás.

8.- No hagas múltiples tareas, enfócate, participa y ofrece a los otros tus ideas.

9.- Sé puntual, esto no es solo para arrancar las reuniones, sino también para terminarlas.

10.- Prende tu video, imagínate estar en una sala de tu oficina con los ojos vendados, y hablando con los demás, ¿Puedes confiar en el entorno? ¿Cómo sabes que están siguiendo la conversación?

Te invito a que compartas este artículo con tu grupo de trabajo y en cada punto opinen sobre cómo trabajan hoy, qué cosas se han superado y en qué otras se tiene un área de oportunidad. Saldrá en algún momento que es necesario democratizar el uso de las herramientas de colaboración y se podrá definir qué necesita cada uno para mejorar y potenciar el desempeño en lo personal y como grupo. Esto ya dejó de ser una tarea de TI, ahora las áreas sustantivas de la organización como recursos humanos, ventas, marketing, etc. están dentro de todo el flujo de la colaboración híbrida.